Практически каждый человек представляет для чего нужна печать и как она выглядит. Каждая организация не зависимо от сферы деятельности имеет печать и это уже не только требование законодательства, но и своеобразная традиция делопроизводства. Каким требованиям должна соответствовать печать учреждения или бизнесмена?Чтобы главная печать (круглая или гербовая) была действительной она должна соответствовать параметрам установленным законом.Так, в качестве обязательных, на печати должны находиться следующие реквизиты:
- Полное наименование учреждения.
- Адрес расположения организации.
- ИНН.
- Герб России или субъекта РФ.
Учреждение может иметь столько печатей, сколько требуется для проведения всех нужных юридических операций.
В случае исчезновения печати представитель учреждения должен в кратчайшие сроки заявить об этом в правоохранительные органы. Так же в случае необходимости стоит взять справку из соответствующего полицейского управления о том, что печать была потеряна или украдена и тем самым организация снимает с себя ответственность за все действия с печатью, которые были произведены после ее пропажи. Кроме этого обязательно нужно проинформировать об утере банки, в которых открыты лицевые счета, партнеров по бизнесу и желательно подать сообщение в средства массовой информации.
В случае выхода из строя рабочей части печати или ликвидации учреждения печать подлежит уничтожению. Руководитель организации издает приказ об уничтожении печатей и создании контролирующей комиссии, которая будет отвечать за правильную ликвидацию печати.Данный процесс заключается в полном уничтожении печатающей поверхности, при котором восстановление становится невозможным. Так резиновые и каучуковые штампы сжигаются или измельчаются, а на металлических поверхностях делаются поперечные пропилы. После это составляется акт о проделанных действиях, в который внесены следующие сведения:
- Дата и место ликвидации печати.
- ФИО и должность присутствующих.
- Что послужило поводом для ликвидации.
- Отпечаток печати.
- Метод, которым печать была ликвидирована.
- Подпись всех присутствующих.
Данный документ сохраняется вместе с учетной документацией, на протяжении установленного законодательством времени.